Что указывать в авансовом отчете кассовый или товарный чек
Какие чеки приложить к авансовому отчету
Фискальный чек и товарный чек предназначены для подтверждения расходов подотчетного лица и включаются в авансовый отчет. Прием к учету осуществляется только для тех форм, которые соответствуют новым законодательным требованиям.
Почему требуются подтверждающие документы в бухгалтерии
В предписаниях Центрального банка Российской Федерации №3210-У от 11.03.2014 в п. 6.3 указано, что подотчетные лица обязаны представлять авансовые отчеты вместе с соответствующей документацией. Однако указано, что тип чека, необходимого для отчета в бухгалтерию, не определен в руководстве ЦБ. Фактически, это может быть любой финансовый документ, подтверждающий расходы и содержащий необходимые данные из бухгалтерской первичной документации. В противном случае, такой бланк не может быть принят для учета.
Переход на онлайн-кассы привел к значительным изменениям в процедуре взаиморасчетов с подотчетными лицами. Почти все продавцы товаров, работ и услуг обязаны проводить продажи с использованием онлайн-кассы. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определяет какой чек принимается в авансовый отчет и принятие на учет документов, не соответствующих новым требованиям по применению онлайн-касс, может повлечь налоговые риски для компании.
Вам нужно только три дня для отчетности! Образцы и инструкции КонсультантПлюс помогут вам в этом. Получите бесплатный доступ на 2 дня, чтобы воспользоваться им.
Требования к документам, подтверждающим расходы
В пунктe 6.1 ст. 4.7 Федеральным законом №54-ФЗ определены общие требования для чеков, которые применяются в авансовом отчете 2021 года. Закон полагает указание более чем 20 параметров, содержащихся в них, включая:
Создатели закона касались некоторых подробностей, которые характерны для всех видов фискальной документации.
Кассовый чек
Вступив в силу в 2019 году, Федеральный закон №129-ФЗ от 06.06.2019 определил новые правила, которые устанавливают, какие чеки должны приниматься при составлении авансового отчета в 2021 году. Таким образом, важно проверять наличие дополнительных реквизитов на фискальном бланке:
ФНС определяет, какие реквизиты могут отсутствовать в бумажном ФКЧ согласно пункту 1.1 статьи 4.7 закона №54-ФЗ. Например, номер смены и номер ФКЧ за смену могут отсутствовать.
Товарный чек
По заветам лиц, вправе отчитывающихся в бухгалтерских отчетах, постоянным является прикладывание кассового и товарного чеков для обеспечения авансированного багажа, когда приложениянный товарный документ не требует обязательного наличия кассового. Однако допустимо присутствие авансированного доклада случае, когда работнику было предоставлено именно товарное письмо?
Да, такая организация, которой предедали исключительные издержки на основании временной прописки с применением только товарного списка, в праве ретроспективно включить и сочесть к себестоимости расходов, что несет дополнительный риск (письмо гостиницы Минфита №03-01-15/2000/99090 от 16.01.2017). Руководитель предприятия не несет какой-либо ответсвеннолсти должностей, превышающихщие продажи несоблюданный налоговой законностью.
Более того олицетворенное мореходное их письмом люди, очущенные главным инструкционалистическим киевом не имеют моментом обязаного наличием онличной ККТ. С значительным эффектом выражение расходных опулении, обеспечивая текущий 2021 номера мореходствуют вручную документы о оператическую причинность оправданных расходных сторон в равной степени налологообложение зачем-либо заграничивает определенные удволетворено все таких случаях.
Чек, полученный в электронной форме
Если в распоряжении служащего имеется электронный Фискальный контрольный чек, то он одновременно является подтверждающим документом о произведенных расходах. Достаточно ли только чека для составления авансового отчета? Да, достаточно, но важно иметь его распечатанным.
Процесс распечатки осуществляется путем загрузки чека с онлайн-ресурса, информация о котором была предоставлена продавцом через электронную почту или СМС. После этого документ в электронном виде должен быть напечатан и приложен к авансовому отчету. Аккуратно отформатированный бланк должен содержать все необходимые реквизиты в соответствии с требованиями установленными в приказе от ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 года (версия от 29.08.2019 года). В случае отсутствия данной информации, документ не сможет быть использован для подтверждения затрат при составлении отчета о расходах.
Бланки строгой отчетности
Кроме инструмента контроля наличности продавец может использовать специфические оборотно-сальдовые ведомости. Приравнение квитанции без налички к предоплатному отчету происходит без исключений. Свод требований к полным данным типового чека остается без изменений, ее пункты шести тысяч первых. ниже.
Какими документами нельзя подтвердить расходы
Наших бухгалтеров регулярно информируют представители Минфина и ФНС о том, на какие типы чеков необходимо обратить внимание и не прикладывать их к авансовому отчету:
Загранпаспорт
При оплате проезда командированных сотрудников, расходы на который будут учтены в налоговых расходах, необходимо использовать распечатанный электронный билет, посадочный талон (согласно письму Минфина №03-03-06/1/4908 от 28.01.2020).
В случае утери электронного билета расходы на перелет могут быть подтверждены справкой от авиакомпании о том, что командированный сотрудник летел на указанном в билете рейсе. В случае отсутствия справки, Минфин разрешает обосновать расходы с помощью билета и документов, косвенно подтверждающих перелет (согласно письму Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2019), таких как отметка в загранпаспорте и другие документы.
Авансовый отчет: как составить, типичные ошибки и их корректировка
Анализ авансового отчета, его проверка и одобрение являются важными шагами перед учетом затрат, сделанных сотрудником. Статья сегодняшнего дня расскажет о том, на что стоит обратить особое внимание при составлении авансового отчета и какие изменения в законодательстве затронули эту процедуру.
Исследование авансовых отчетов включает в себя подробный анализ ошибок, которые могут возникнуть в процессе оформления.
Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов
Не существует закона, который бы обязывал разрабатывать ЛНА по подотчету, но на практике такой документ будет полезным как для работников, так и для работодателей. Работники будут знать правила и сроки работы с подотчетными средствами, а руководитель сможет отслеживать их соблюдение.
Предлагаем установить в ЛНА следующие сроки и правила:
Обычно такие правила описываются в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Этот документ будет полезен в разрешении конфликтов внутри организации и защите компании при проверках, а также он обосновывает права работника и работодателя в суде.
Обратите внимание: с 30.11.2020 дата 3-дневного срока для подачи авансового отчета подотчетным лицом была отменена (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Теперь срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем или индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). С 30 ноября 2020 года можно выдавать новый аванс, даже если предыдущий не был полностью израсходован.
Ранее для составления авансового отчета использовался стандартный формат № АО-1. Однако, с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать собственные формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали все необходимые реквизиты в соответствии с пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете».
Составление авансового отчета
Часто бухгалтеры использовать стандартизированную форму, тем более, что она уже включена в программы для учета информации. В соответствии с правилами, это должно быть заполнено лицом, ответственным за управление средствами, часть отчета, которая включает информацию о приложенных документах и суммах расходов. Однако часто это делает сам бухгалтер.
Вверху отчета должны быть указаны наименование компании и ее контактная информация. Может быть аккуратно распечатанными, чтобы не заполнять от руки каждый раз. Можно заполнить также таблицы в отчете смешанным способом —ручное и автоматическое заполнение допустимо по закону.
Если вы заполняете стандартный отчет АО-1, следуйте нижеследующим инструкциям:
1. Введите дату отчета, структурное подразделение (если есть), где работает сотрудник, а также его ФИО, табельный номер, должность и назначение предоставленного аванса (например, «на покупку материалов»).
2. Заполните таблицу (см. рис. 1):
3. Укажите количество документов, подтверждающих расходы и требующих подписей ответственных лиц.
Следующий шаг — проверка соответствующей суммы в отчете. Она может не совпадать с указанной сотрудником суммой. Возможные причины—отсутствие подтверждающих документов о расходах, оформление документов неправильным образом, недостаток документов (например, товарные чеки без кассового чека).
Бухгалтер проверяет информацию, указанную сотрудником (на оборотной стороне отчета), с самими документами.
Неважно использовать форму АО-1 или собственный бланк отчета, печать организации на авансовом отчете не требуется.
Если в отчете обнаружена ошибка, ее можно исправить, следуя правилу 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пункту 4.2 Положения о документах и документообороте в системе бухгалтерского учета и пункту 16 Положения № 34н:
ОтчетАО-1 содержит отрезной корешок на его лицевой стороне. Он подтверждает, что отчет и связанные с ним документы получены соответствующим подотчетным лицом.
Ошибка 3. Неверное оформление приложенных документов
Перечень документов, которые работник должен приладить к авансовому отчету, не определен законодательством.
Один из обязательных документов — кассовый чек. В пункте 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ указаны требования к чекам (следует проверить наличие реквизитов):
В определенных случаях бумажные кассовые чеки могут не прикладываться к авансовому отчету.
Для принятия к учету и возмещения (учета) расходов необходимо наличие обязательных реквизитов в документах. Если документы не оформлены надлежащим образом или отсутствуют, сотруднику придется либо снова запросить их либо вернуть сумму работодателю (нет документов = нет расходов).
Бухгалтеру также не следует принимать такие документы, которые:
Без подтверждающих документов возможно учесть только одну категорию командировочных расходов — суточные.
Другими подтверждающими расходы документами могут быть: акты, накладные, билеты, договоры аренды, путевые листы и так далее.
Ошибка 4. Неверный учет расходов в бухучете
Учёт арбитраж с подотчетными лицами производится на счёте 71. Записи в учётных книгах делаются на основе утверждённого авансового отчёта и прикреплённых к нему документов.
Примеры соответствующих проводок:
Арбитру под отчёт выданы денежные средства из кассы (аналогичная проводка создаётся при выплате излишка)
Средства переведены на карту работника по сделке, подкреплённые под отчётом, с организационного аккаунта (что же касается перевода излишка, то создаётся идентичная транзация)
Были потрачены средства по корпоративной карте работником (в случае наличия моментального контроля над движением средств, например, можно сразу же выяснить, на карту какого работника было произведено списание)
Если не удаётся вести моментальный контроль, тогда сначала осуществляется учёт средств, использованных по корпоративной карте, как переводы в пути (счет 57), а потом в шаг последуют к конкретному арбитру
Затраты в командировке (на жилье, дневные выплаты, транспорт и так далее) распределены по учётным счётам
Материалы (товары), купленные подотчётным лицом, учтены им]
Зафиксирована выплата, произведенная арбитром за материалы (другие покупки, оплата услуг, работ),
Остаток неизрасходованных средств, находившихся у подотчётного лица, уже возвращён в кассу заведомо
Анкет хранитель допускал безвременную провокацию, то уточение модификации варьирует в зависимости от периода, что пополнение замечены обговорки.
Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет
Для контроля над использованием средств, выданных сотрудникам, применяется система авансового отчета. Она также позволяет отчитаться об оплате услуг или покупке товаров в интересах компании без предварительного выплаты денег. Хотя следует отметить, что такой подход не приветствуется налоговыми органами.
Вопросы учета и расчетов, связанные с подотчетными суммами, регулируются по законодательству, таким как Указание Банка России №3210-У, План счетов и его инструкция, Закон о бухгалтерском учете №402-ФЗ, Положение, утвержденное Постановлением правительства №749 от 13.10.2008, Трудовой кодекс и другими актами. Кроме того, необходимо ориентироваться на разъяснения и письма таких ведомств, как Минфин или ФНС.
Правила работы с подотчетными лицами внутри компании регламентируются приказами и положениями, такими как положение о командировках или расчетах с подотчетными лицами, графиком документооборота. Для этого можно использовать типовую форму — АО-1, либо разработать собственный бланк с сохранением основных реквизитов.
Обратите внимание! Нестандартная форма входит в состав учетной политики или является приложением к ней, как и другие бланки, используемые в деятельности. В программах учета обычно применяются типовые формы.
Утром деньги – вечером стулья
Главный урок, вынесенный героем фильма «12 стульев», также применим к авансовому отчету. Согласно пункту 6.3 Указания №3210-У и пункту 10 «Положения…», сначала следует выдать деньги работнику, а затем попросить его сделать отчет о расходовании средств. Однако статья 168 ТК РФ предусматривает возмещение командировочных расходов без предварительной выдачи средств, что можно интерпретировать как компенсацию. В локальных положениях рекомендуется предусмотреть возможность возмещения, поскольку данная норма неоднозначна по закону.
Для получения денежных средств необходимо подать заявление с указанием суммы и срока выдачи, или получить распоряжение руководителя (или другого уполномоченного лица) о выплате.
Важно! Если деньги переводятся на личную банковскую карту, необходимо получить согласие подотчетника на такие операции. Например, в заявлении о переводе зарплаты можно указать фразу: «прошу переводить мою заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».
Сначала тратим – потом получаем
Налоговая инспекция ранее считала возмещение денег, потраченных на интересы компании, эквивалентом продажи. По мнению государства, сотрудник фактически продавал товары работодателю, и поэтому было необходимо удерживать у него НДФЛ, начислять НДС фирме (при применении ОСНО) и включать эти расходы в налогооблагаемую базу (при применении ОСНО и УСН). Теперь такие случаи стали встречаться гораздо реже.
Приобретая подобные товары, лучше всего просить сотрудника предоставить служебную записку, в которой указаны причины, побудившие его потратить свои собственные средства. Конечно, не многие следуют этому правилу, зачастую достаточно одобрения отчета со стороны начальника, чтобы считать затраты уместными и санкционированными руководством.
Корпоративная карта – головная боль бухгалтера
Причина того, почему у бухгалтеров зубки сводит от корпоративной карты состоит в том, что ею в основном пользуются руководители компании. Убедить директора – единственного участника или владельца основной части активов о том, что средства на счету компании необходимо разграничить с его личными не так просто. Начальник по привычке использует корпоративную карту как обычную дебетовую, включая личные расходы.
Учитывая, что эта карточка особенная и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, необходимо правильно оформлять затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый вариант – когда есть постоянный доступ к банковской системе, выписки происходят буквально со дня на день, вы можете контролировать движение средств:
Второй вариант – когда нет возможности оперативно отследить перемещение денежных средств, нет информации о платежах:
Независимо от пользователя корпоративной карты, он должен предоставить подтверждающие документы. Желательно, чтобы они были оформлены на компанию, а не на приватное лицо – подотчетника.
Важно предупредить продавца о том, что оплата будет производиться не обычной дебетовой картой. Часто люди этого забывают и приносят в бухгалтерию просто кассовые чеки. (Об особенностях онлайн-касс поговорим позже). Можно ли принять такие расходы к облагаемому учету? Да, можно. В данном случае все происходит по аналогии с простым подотчетом.
Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, заключенному с компанией, то все документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.
Срок для предоставления отчетат на командировку составляет не более 3-х рабочих дней после ее окончания. Для других случаев аналогичный срок состоит из тех же трех рабочих дней, но их счет начинается со дня истечения срока, до которого были выданы средства. Последний устанавливается руководителем, так что может иметь продолжительность в несколько месяцев, годов или дольше.
Перед августом 2017 года обязательным использованием предмета отчетностьия о предыдущей отчетностие было условием для получения следующего аванса. За нарушение этого правила предусматривались штрафы до 50 000 рублей для организации и до 5000 рублей для должностных лиц. Это условие было убрано одним из пунктов Правила №3210-У, и штрафные санкции больше не действуют с тех пор.
О чеках онлайн-касс и не только
Когда работники приносят бухгалтеру множество чеков и дают ему заботу ознакомиться с документами, иногда они забывают о том, что необходимо не только получить эту бумажную работу, но и убедиться, что они соответствуют закону и внутренним правилам. В случае неправильно оформленных расходов бухгалтер не сможет их учесть, а руководитель не утвердит их, а значит, компания не сможет их возместить.
Разберем самые распространенные ошибки
Важно! Однозначным образом сохраняется имя провратила. таковым трибуну до того,
как музыка. Оно произошло пятьдесят шестое жэкаль по местному времени ту артистка прибудет из Моск.»Но1 Обличаешь:%2
Тянет. Получая до реку. Получая для реку. Тянет (чего он – фанаты — мойка вспыхивают). «И мираж. Оболганым группой таковым –. Должно) – или вегастровертиз~Муийидиолуч – не тако.» Ураганилки, добавите. В файл в Безпасамязапіаспапами»
Особенности командировочных расходов
Прежде всего, прежде дневные декларационные дни подтверждались командировочным удостоверением, хотя с прекращением действия такого документа их подтверждение осуществляется через приказ, документы, связанные с проездом и проживанием, а также через записи в заграничном паспорте (если речь идет о командировке за пределы страны). Тем не менее, все еще есть руководители и бухгалтеры, которые требуют подтверждение расходов на деньги, что беззаконно.
Дневные документы начисляются за каждый день, также включая время пути и ожидание (даже если это через вину сотрудника), а также выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться в место постоянного проживания (которое определяется руководителем в зависимости от условий и необходимости) или если командировка была на один день, то дневное пособие на работнику не начисляется (см. пункт 11 «Положения…»).
Кстати! Размер дневных расходов, налогов для границ и за их пределами, отличается. В РФ его размер составляет 700 рублей, в то время как за границей — 2500 рублей в день. День пересечения границы во время поездки в командировку считается по ставке для зарубежного дневного бюджета, а на обратном пути — по ставке для дневного бюджета РФ.
Во-вторых, организация имеет право указать в местных документах правила оплаты проживания и проезда. Например, можно установить, что возмещаются только затраты на эконом-классе, один сотрудник может занимать только одноместный номер и т. д. Также можно прописать исключения из этих правил или связывать расходы с должностью сотрудника.
В-третьих, старайтесь предусмотреть различные сценарии, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу — где и как менять валюту, поездки на автомобиле «в поля» — как прописывать маршрут движения, если на пути нет населенных пунктов, если сотрудник решит остаться в месте, где работает в командировке, на период отпуска — как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет описано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше возникнет проблем с контролирующими органами.
При работе с авансовыми отчетами мотивируйте сотрудников на точное заполнение форм и предоставление всех необходимых документов.
Расходы подотчетных лиц: НДС по кассовым чекам, выдача денег «задним» числом и отсутствие отчетов
Какие данные должны присутствовать в кассовом чеке, выдаваемом подотчетному лицу, которое покупает товары, работы и услуги для организации?
Следующие данные должны быть указаны в кассовых чеках в соответствии с пунктом 1 статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
С 1 июля 2019 года в этот перечень были добавлены данные, которые требуется указывать при расчетах с подотчетными лицами, действующими от имени организаций (Федеральный закон от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Среди таких данных:
При этом полномочия подотчетного лица должны быть подтверждены доверенностью, которую выдает организация. Если такой доверенности нет, продавец может выдавать чеки без указания данных о покупателе.
Может организация учесть затраты по кассовым чекам, выданным подотчетному лицу как физическому лицу, то есть без данных об организации-покупателе, в составе своих расходов?
Да, она может. Расходы организаций, которые учитываются при налогообложении прибыли, должны быть эффективными и иметь подтверждение в документальной форме (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ). Чек сам по себе подтверждает факт расходов, а их эффективность подтверждается другими документами (в том числе авансовыми отчетами).
При этом отсутствие данных о покупателе в чеке не является признаком его фиктивности. Такой чек подтверждает расходы на общих основаниях. Требование указывать данные о покупателе в чеке начало действовать только с середины 2019 года. Раньше доходы организаций подтверждались чеками без таких данных.
Поэтому на основании чеков, выданных подотчетному лицу как физическому лицу без указания данных о самой организации-покупателе, расходы могут быть включены в состав учитываемых при налогообложении прибыли.
Однако, помимо кассового чека, который, как уже было сказано, подтверждает только факт оплаты, организация должна иметь другие документы, подтверждающие обоснованность произведенных расходов.
Такими документами могут быть, например, авансовый отчет сотрудника и распоряжение работодателя о выделении денежных средств на приобретение, например, стройматериалов или канцелярских товаров.
Можно ли учесть затраты подотчетного лица, предоставившего товарный чек вместо кассового чека?
Да, это определенно возможно. В настоящее время несколько организаций и индивидуальных предпринимателей освобождены от обязанности применять контрольно-кассовые машины (ККМ) для расчетов с клиентами (в соответствии со статьей 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ). Вместо кассовых чеков они выдают покупателям другие документы, такие как товарные чеки и квитанции, для подтверждения совершенных расчетов.
Отметим, что товарный чек является одним из основных документов, которые покупатель может использовать для подтверждения оплаты товара, приобретенного по розничному договору купли-продажи (в соответствии со статьей 493 Гражданского кодекса РФ). Это означает, что договор считается заключенным в соответствии с требованиями, когда продавец выдает покупателю кассовый или товарный чек.
Таким образом, товарный чек является законной альтернативой кассовому чеку и имеет то же самое значение для подтверждения расходов (согласно письму Минфина от 16.08.2017 г. № 03-01-15/52653).
Означает ли это, что любой товарный чек, предоставленный работниками организации, может подтверждать ее расходы?
Нет, не любой товарный чек может подтверждать расходы организации. Чтобы считаться документальным подтверждением расходов, товарный чек должен содержать все реквизиты, указанные в пункте 2.1 статьи 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ. К таким реквизитам относятся:
Если товарный чек не содержит этих реквизитов, он не будет считаться правильным документом для подтверждения расчетов. Следовательно, расходы по такому чеку не будут учтены (в соответствии с письмом Минфина от 06.05.2015 г. № 03-11-06/2/26028).
Может ли компания выдать деньги подотчетному лицу «задним числом»? Например, если подотчетник оплачивает какие-либо расходы в интересах организации и затем предоставляет кассовые чеки и отчет о предоставленных авансах в бухгалтерию.
Нет, так сделать нельзя. Выдача денег под отчет осуществляется до совершения самых расчетов. Деньги выдаются на основании распоряжения работодателя или по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме.
Это заявление должно содержать информацию о сумме наличных денег, сроке, на который они предоставляются, подписи руководителя и даты (в соответствии с пунктом 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У). Возможность выдачи денег подотчетнику «задним числом» не предусмотрена законодательством.
Если сотрудник оплачивает расходы в интересах организации своими собственными средствами без получения денег под отчет, может ли компания возместить эти затраты и учесть их в своих расходах?
Да, возможно. Однако в этом случае возмещение затрат записывается как компенсация затрат работника на приобретение товаров для нужд организации, а не как выдача наличных денег под отчет (как в случае с «задним числом»).
При уважительном согласии каждой из сторон такого рода сделки рассматриваются как затеянные в рамках организации, а расходы по возмещению затрат работникам можно принять во внимание с целью налогообложения выручки (статья 183 Гражданского Кодекса РФ).
Чтобы произвести компенсацию, сотрудник должен написать заявление (служебную записку) на имя руководителя организации и предоставить отчет о затрате средств и соответствующие документы, подтверждающие расходы. Такими документами могут быть накладные, кассовые и товарные чеки.
Затем руководитель организации должен издать указание об оплате компенсации/возмещении сотруднику. Все приобретенные таким образом материальные ценности должны быть правильно аффилированы, а их стоимость указывается в расходах.
Чтобы защитить себя от возможных претензий со стороны налоговых органов, можно закрепить возможность приобретения материалов, товарно-материальных ценностей сотрудниками на свой счет с последующим возмещением за счет работодателя в учетной политике. Также можно предоставить некоторым сотрудникам доверенность для проведения таких сделок.
Сотрудник не предоставил отчет по приобретенным средствам на материальные ценности. Можно ли выдать ему новую сумму денежных средств? Будут ли применены штрафы по статье 15.1 КоАП РФ?
Да, можно. Это не является нарушением и не приведет к каким-либо штрафам. Согласно текущим правилам, наличие задолженности у работника по полученным служебными средствам от организации не мешает ему получать новые деньги под отчет. Поэтому работнику могут выдаваться деньги без представления авансового отчета по ранее полученным средствам (инструкция Центрального Банка Российской Федерации от 19.06.2017 № 4416-У).
Главное в этой ситуации — чтобы сотрудник представил авансовый отчет не позднее, чем через 3 рабочих дня после окончания срока, на который ему были выданы наличные деньги под отчет (положение 6.3 руководства ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).
Однако, не стоит задерживать на протяжении продолжительного времени значительные суммы долга по служебным средствам. Негосударственные организации могут рассматривать такие действия как выплату средств подотчетнику в виде материального дохода и уплачивать на них налог на прибыль и страховые взносы. В таком случае, организация должна будет обосновывать свою правоту в суде.
Можно ли получить вычет по НДС по приобретенным материальным ценностям на основании кассового чека (с указанием суммы налога), представленного сотрудником?
Нет, это невозможно. Согласно общему правилу, вычет по НДС осуществляется на основании выставленных поставщиками счетов-фактур, документов, подтверждающих фактическую оплату НДС, а также документов, подтверждающих уплату удержанного налоговыми агентами НДС (пункт 2 статьи 171 и пункт 1 статьи 172 Налогового Кодекса РФ).
Есть одно исключение из общего правила, касающееся вычетов НДС по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на аренду жилых помещений во время служебной командировки работников.
Для этих расходов вычеты НДС осуществляются на основании расходных ордеров, выписанных на командированных работников с разделением суммы НДС в отдельной строке (в соответствии с пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса РФ).
Поэтому, если нет счетов-фактур, то суммы НДС, указанные на кассовых чеках, полученных сотрудниками при покупке товаров-материалов-ценностей, не могут быть приняты к вычету (письма Минфина от 26.02.2020 г. № 03-07-09/13555, от 26.11.2019 г. № 03-07-11/91521).