система управления проектами суп
Системы управления проектами (СУП)
Вначале 90-х об этих программах практически ничего не было известно, но сейчас все большее число управленцев (менеджеров) осознает необходимость оснащения своих предприятий автоматизированными системами управления проектами.
Схематично и условно под проектом можно понимать способ получения прибыли от короткого или длинного кредита. Далее будем придерживаться определений из сферы строительства.
Сравнение концепции «точно в срок» и «менеджмента запасов»
Уникальных означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг. В частности, нет одинаковых заводов по утилизации запасов отравляющих веществ и разработка любого такого проекта уникальна.
Уникальность продуктов или услуг проекта обуславливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.
Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами (рис. 5.3).
У проекта имеются одна или несколько целей. Под целями понимается не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии и их характеристики).
Для управления проектами необходимы какие-то способы. Например, влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость можно, выбирая технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов. Применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным средствам управления проектами.
Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными средствами.
К вспомогательным средствам управления можно отнести контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ.
Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.
Задачи систем управления проектами. Управление Проектами предназначено для решения ряда основные задач см. таблицу 5.3.1
Приведённый перечень задач свидетельствует о возможности обеспечения с применением СУП всех основных функций управления строительным производством, и дополнительно привносит новые возможности.
 |
Рис. 5.3. Логика управления проектами (вариант)
В последнее время все большее внимание уделяется постановке корпоративного управления проектами.
Все больше строительных компаний переходят на управление через проекты, когда деятельность компании рассматривается как совокупность проектов, управление которыми осуществляется интегрированными командами проектов, а не руководителями функциональных подразделений. Такой подход оказался эффективным и начинает применяться в России.
Для планирования и контроля хода исполнения проекта, а также для обеспечения лиц, принимающих решения по проекту, необходимой информацией, разрабатывается компьютерная модель проекта, без которой современное управление проектами практически невозможно.
Появление программ управления проектами, способных оперативно ответить на вопросы «что если», скорректировать планы выполнения оставшихся работ при возникновении отклонений хода выполнения работ от запланированного, сыграло решающую роль в становлении систем управления проектами. Управление проектами из искусства, основанного на опыте и интуиции, превратилось в науку, которая преподается в ведущих университетах и бизнес – школах мира.
Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет
Что такое СУП или как управлять проектами онлайн
Но когда проекты накапливаются, все эти средства коммуникации и их ухищрения не спасают. Вам наверняка знакомы ситуации:
В таких ситуациях возникает острое желание максимально автоматизировать рабочие процессы и управлять ими с одной точки (одного кабинета). Необходимо единое решение для более простого проект менеджмента, быстрой коммуникации, прозрачности и отчетности. Многие желают о таком сервисе, но даже не догадываются, что существуют готовые целые программные комплексы, а их использование в повседневной работе, экономит время и силы, достигаются поразительные результаты за счет быстрой командной работы.
В системе обеспечивается прозрачность данных и полный контроль над Вашими проектами. Управлять и контролировать проектами становится гораздо проще: используя широкий инструментарий, вам доступен полный учет времени, управление задачами онлайн, обмен информацией и возможности совместной работы в онлайн режиме для команды любого размера. Более того, в Wrike вы можете интегрировать различные приложения (для iOS и Android, Google Apps и Office Timeline, Github и Zapier. ) и использовать все возможности сервиса в удобном для вас месте.
То есть, вы можете контролировать выполнение задач и открывать новые проекты не обязательно со своего рабочего компьютера! Такой функционал делает Wrike незаменимым помощником для управления маркетингом на предприятии и других отделов, которые нуждаются в ускорении рабочего процесса.
Выбирая какой-либо сервис для использования, как и скачивая какой-либо программный продукт из интернета, меня лично, в первую очередь, интересует вопрос поддержки и обслуживания этого продукта. Меня также интересует разработчик, достижения, отзывы и награды. Располагая такой информацией, уже на начальном этапе использования продукта, я могу сделать вывод о его надежности и перспективности.
Компания Wrike начала свою деятельность в 2007 году со штаб-квартирой в Маунтин-Вью (Калифорния, США). Более миллиона людей уже опробовали сервис в деле, из них более 10 тысяч организаций используют коммерческую версию Wrike. Продукт переведен на десять языков (в том числе и на русский, без китайского акцента) и продается в 120 странах мира. Отзывы о работе в компании Wrike подтверждают, что проектом занимается высокопрофессиональная команда.
Из наград и достижений Wrike:
Почему управлять проектами так легко?
Имя, пароль, почта. После активации (на почте) нам предложат тарифные планы. В тарифе Wrike Free мы можем подключить до 5 сотрудников, этого пакета вполне достаточно для фрилансеров. Для серьезных компаний с большим числом сотрудников и загруженностью подойдут тарифы Professional, Business и выше.
Финалом регистрации будет лаконичная панель управления, которая автоматически загрузится с шаблонными задачами, призванными «на пальцах» познакомить вас с функционалом сервиса. Не игнорируйте также подсказки и справочную информацию, которая будет сопровождать вас в процессе начальной работы. Также есть подробные справочные руководства, если какой-либо функционал не удастся познать интуитивно.
Интуитивно понятный рабочий стол в сервисе Wrike
В целом, ничего архисложного: открываете проект, приглашаете в него исполнителей (достаточно указать адрес электронной почты) и сервис организует всю работу за вас, оставляя за вами право контролировать процесс ее выполнения.
В качестве резюме
В настоящее время в рунете можно насчитать несколько сотен действующих систем управления проектами (лишь очень маленькая их часть являются отечественными разработками), а лидеров, успешно прорекламировавшихся, можно посчитать на пальцах руки. О бесплатности услуг такого рода речь вообще не идет: поддержка продукта и гарантированная безопасность ваших данных не может выполняться за чей-то счет.
В поисках решения о внедрении СУП (а это всегда будет выбор той или иной системы), руководствуйтесь простыми правилами, ориентируясь на доступность, простоту и безопасность своих данных.
Специализируюсь на безопасности сайтов: защищаю сайты от атак и взломов, занимаюсь лечением вирусов на сайтах и профилактикой.
Наверняка у Вас есть вопросы, просьбы или пожелания. Не стесняйтесь спросить, я отвечаю всегда быстро.
Система управления проектами
Здравствуйте, уважаемый читатель блога, автор данной статьи Сергей Рудаков, постоянные читатели блога с ним уже знакомы по статье «Новая работа, новые знакомства». Сергей специалист по планированию бизнеса и свой опыт хочет внедрить в строительстве крупных объектов.
Данная статья является его коммерческим предложением для крупных строительных компаний, если вы заинтересованы в организации системы управления проектами, то пишите мне через форму обратной связи, ваши предложения я ему передам.
Система управления проектами (СУП)
Одной из ключевых проблем сегодняшнего дня для большинства строительных компаний является отсутствие организационно-технических стандартов и правил производства работ.
Руководство работами по принципу «решения проблем по мере их поступления» всегда приводит к различного рода упущениям, связанным со слабой координацией различного рода задач, отсутствием общего видения на конечный результат в целом.
В конечном итоге корректировки по упущениям требуют дополнительных ресурсов (финансовых, трудовых, материальных) и времени на устранение несоответствий.
Компании, стремящиеся к развертыванию в своей деятельности принципов и методов системы управления проектами (СУП) сталкиваются с тремя ключевыми проблемами:
Для выхода из сложившейся ситуации в условиях ограниченности свободных финансовых ресурсов необходимо поэтапно развести организационные и технические задачи по созданию СУП.
1 ЭТАП. Повышение уровня компетенций ключевых специалистов. Главная цель этапа состоит в достижении единого понимания вопросов краткосрочного и среднесрочного планирования работ, процедур контроля и отчетности. Этап реализуется с использованием бесплатного настольного программного обеспечения, аналога Microsoft Project.
2 ЭТАП. Консолидация наработанных на первом этапе локальных планов в единую структуру управления, административный запуск процедур общего процесса управления изменениями и контроля исполнения. Этап также реализуется средствами бесплатного серверного программного обеспечения с многопользовательским доступом и администрированием. Главная цель этапа в формировании корпоративных традиций и стандартов управления проектами.
3 ЭТАП. Подбор профессионального программного обеспечения. Этап реализуется по следующей схеме:
Возможен вариант завершения работ вторым этапом. Большинство программного обеспечения со свободной лицензией распространяется с исходным кодом, который можно модифицировать под свои потребности и вполне легально работать. В этом случае третьим этапом будут задачи по доработке бесплатного программного обеспечения.
Для повышения конкурентоспособности компании и после успешного завершения вышеописанных этапов возможен выход на заключительный этап, суть которого заключается в прохождении аудита кампании на уровень зрелости проектной организации с получением соответствующего сертификата.
Технические предложения к развертыванию СУП
Фирма Serena Software предлагает бесплатный продукт, предназначенный для персонального использования и являющейся аналогом однопользовательского MS Project Standard.
Зато возможности достаточно большие. В OpenProj доступны диаграммы Ганта, гексаграммы и таблицы, отображающие ресурсы, задействованные в проекте, свободные ресурсы, сетевые графики, диаграммы освоенных объемов работ и использованных ресурсов, задач-предшественников и задач-последователей, также фактических затрат. Доступен ряд отчетов – по проекту, ресурсам, задачам и исполнителям.
Для организации групповой работы возможны варианты:
Система представляет собой программное обеспечение для работы в сети (локальной или в Internet) и служит для планирования работ по проекту, управления работами и фиксации трудозатрат. Кроме этого, имеются версии «Basic» и «Open», ориентированые на использование в условиях отсутствия сети для работы в однопользовательском режиме.
Разработчик рекомендует систему для малых и средних организаций, ведущих распределенную работу над проектами, но не имеющих бюджета для освоения промышленных систем управления проектами, например таких как Primavera или Microsoft Project.
Использование программного обеспечения со свободной лицензией – «REDMINE» обеспечивает результативность процесса управления проектами сосредатачиваясь на процессе «координации и контроля исполнения оперативных мероприятий». Программное обеспечение, ориентированное на оперативное управление задачами проектной деятельности, имеет клиент-серверную архитектуру, позволяющую организовать эффективную групповую работу исполнителей.
Данный продукт предоставляет следующие возможности:
Функциональность системы хорошо ложится на процессы создания и поддержки программного обеспечения, но возможно ее использование и в других областях инжиниринговой деятельности. На рисунках далее отражено использование ПО при разработке кузова новых автомобилей ВАЗ.
Система управления проектами который год активно развивается силами энтузиастов всего мира. В сети имеется масса наработок в виде дополнительно устанавливаемых модулей с той или иной функциональностью, расширяющих возможности системы (например, интеграция с Microsoft Project). Кроме этого, всегда возможна самостоятельная модификация кода в плане расширения функционала системы, интеграции с другим ПО, устранения/ корректировки модулей имеющегося функционала и т.п.
Развитие системы управления проектами в организации среднего бизнеса
До сих пор среди руководителей организаций часто бытует мнение, что система управления проектами (далее – СУП или Система) – это программное обеспечение, автоматизирующее процессы управления проектами, которыми как правило, являются процессы календарно-ресурсного планирования.
На самом же деле, в обновленной трактовке, указанной в своде знаний PMI PMBoK (4-th edition) [1], СУП – это совокупность процессов, инструментов, методов, методологий, ресурсов и процедур для управления проектом.
Вместе с этим, стоит обратить внимание на то, что проектная методология представляет собой трехуровневую структуру “ПРОДУКТ – БИЗНЕС — СТРАТЕГИЯ”:
1-й уровень (ПРОДУКТ) – управление проектами;
2-й уровень (БИЗНЕС) – управление программами;
3- й уровень (СТРАТЕГИЯ) – управление портфелем проектов.
Причем, уровень ПРОДУКТ (Управление проектами) является базовым уровнем, отправной точкой, для построения остальных уровней – БИЗНЕС и СТРАТЕГИЯ (см. Рисунок 1).
Рисунок 1 – Трехуровневая структура проектной методологии
Зачем организации СУП и проектная деятельность?
Система управления проектами позволяет эффективно выполнять проекты, приводящие к качественным изменениям внутри организаций, что в свою очередь позволяет организациям получать новые конкурентные преимущества.
В качестве примеров таких проектов можно привести строительство инфраструктуры, выход на IPO, вывод на рынок нового продукта или услуги и т.д.
Ценность системы управления проектами особенно высока на этапе роста организации, когда она уже имеет опыт работы на локальном рынке и пытается перенести уже опробированную бизнес-модель на республиканский или международный рынок. В это время организации реализуют масштабные программы развития, состоящие из десятка проектов.
Ключевые элементы Системы Управления Проектами
Существует множество интерпретаций состава элементов СУП. Из этого множества к ключевым элементам устойчивой системы, можно отнести следующие (см. Рисунок 2):
— Методологический;
— Организационный;
— Программно-технический;
— Мотивационный.
Рисунок 2 – Ключевые элементы устойчивой системы управления проектами
Методологический элемент СУП
Представляет собой комплекс методов, инструментов, средств, теорий и подходов, применяемых в рамках реализуемых проектов. Т.е. это методология управления проектами, которая определяет как делать работу.
Организационный элемент СУП
Определяет порядок деятельности и взаимодействия участников проекта. Состоит из 3-х компонентов:
— Оргструктуры проектов и органов управления и контроля (например, проектный офис, Координационный комитет, Руководящий совет и т.д.);
— Члены команд проектов и органов управления проектами;
— Документационное обеспечение СУП (регламенты взаимодействия участников проекта, процедуры управления различными этапами проекта, детальные инструкции по исполнению процедур, шаблоны управленческих документов, положения об органах управления и должностные инструкции).
Программно-технический элемент СУП
В основе своей представляет собой программно-аппаратный комплекс календарно-ресурсного планирования, который может интегрироваться с системами финансового планирования и учета, управления документами, управления персоналом, системой отчетности.
Мотивационный элемент СУП
Представляет собой комплекс мотивов, побуждающих к выполнению функций, обеспечивающих эффективное проектное управление.
Как показано на Рисунке 2, на развитие данных элементов оказывает влияние Стратегия организации.
Почему именно эти элементы, а не другие?
Рассмотрим немного теории, а именно работу М.Х. Мескона «Основы менеджмента» [2], где автор определяет процесс управления как совокупность функций планирования, организации, мотивации и контроля, объединенных связующими процессами коммуникации и принятия решения (см. Рисунок 3).
Рисунок 3 – Ключевые функции процесса управления
В связи с этим есть предположение, что минимальный набор элементов устойчивой СУП, должен обеспечивать выполнение как минимум данных функций.
В таблице 1 представлена информация о связи ключевых функций управления с элементами СУП.
Таблица 1 
Как видно из таблицы, группа элементов СУП обеспечивает выполнение всех ключевых функций управления.
Между элементами СУП устанавливаются определенные связи. Базовым элементом в системе управления проектами является Методологический, который представляет собой комплекс процессов, методов, процедур проектного управления, позволяющий выполнять функцию контроля, путем сравнения текущих процессов, методов и процедур с теми, которые должны выполняться в соответствии с выбранной методологией.
Организация работы в соответствии с установленной методологией обеспечивается организационным элементом системы управления проектами, выполняющим функции офиса управления проектами, проектных команд, управляющего комитета, с использованием документационного обеспечения, содержащего описание регламентов, процедур и шаблонов проектных документов.
Программно-технический элемент обеспечивает календарно-ресурсное планирование работ в соответствии с процессами Методологического элемента, их связь с системой финансового планирования и учета, управления персоналом, управления документами и системой отчетности.
Мотивационный элемент обеспечивает выполнение процессов и функций методологического, программно-технического и организационного элементов путем формирования мотивационных замкОв, которые побуждают участников проектной деятельности правильно выполнять необходимые процедуры и функции. Комплекс мотивов является своеобразным «цементирующим раствором» для всей Системы, удерживающим все ее элементы как одно целое и обеспечивая ее устойчивость. Пример связей между элементами СУП представлен на Рисунке 4.
Рисунок 4 – Пример связей между элементами системы управления проектами
Эволюция развития СУП в организации
Управленческую деятельность внутри организации можно разделить на три типа:
— Оперативное управление (реагирование на нештатные ситуации)
— Проектное управление (целенаправленное изменение систем)
— Операционное управление (постоянно повторяющиеся процессы)
Доля каждого типа управленческой деятельности в общем объеме зависит от стадии жизненного цикла, на котором находится организация. В свою очередь доля проектного управления зависит от степени развития СУП в организации.
Зависимость доли проектного управления от жизненного цикла организации представлена на Рисунке 5 [3].
Рисунок 5 — Зависимость доли проектного управления от жизненного цикла организации
В стадии зарождения в организации ставятся конкретные цели и сроки развития бизнеса. Реализуется программа или проект, который должен показать перспективность данной организации в том виде как она задумывалась. Система управления проектами отсутствует. Проектное управление практически не используется (доля составляет около 25%). Основной инструмент — оперативное управление. Горизонт планирования в организации составляет от месяца до года. Как правило отклонения по срокам и затратам составляют от 100 до 300% от запланированного. На данной стадии характерно слабое представление собственников и менеджеров о состоянии внутренней и внешней среды организации. Длительность данной стадии для организации среднего бизнеса – около 2-3-х лет.
На стадии Формирования бизнеса проектное управление, как правило, фокусируется на покупках недостающих активов и на создании эффективной бизнес-модели. Доля проектного управления выше и составляет около 30%. Длительность стадии для организации среднего бизнеса составляет 3-4 года.
Стадия Роста связана с борьбой за долю национального рынка. Проектное управление используется в масштабных программах экспансии на региональные или международные рынки. На этой стадии система управления проектами наиболее востребована. Доля проектного управления выше и составляет около 40%. Длительность данной стадии для организации среднего бизнеса составляет около 4-5 лет.
Ближе к стадии «Стабилизация» проектное управление становится больше операционным (проекты приобретают циклический характер, большинство проектов — типовые). На стадии Стабилизации в организации появляется потребность в реализации инновационных проектов, которые помогли бы ей сохранить конкурентное преимущество, путем вывода на рынок новых продуктов и услуг. Период данной стадии может сильно варьироваться и зависит от качества управления организацией. Доля проектного управления снижается и составляет около 20%.
Степень развития системы управления проектами в организации зависит от уровня ее технологической зрелости в области управления проектами и стадии жизненного цикла, в которой она находится.
Если, к примеру, взять 5-ти уровневую модель зрелости Герольда Керцнера (см. Рисунок 6) [4], то зависимость уровня зрелости проектного управления от жизненного цикла организации будет выглядеть следующим образом (см. Рисунок 7).
Рисунок 6 — Модель зрелости Герольда Керцнера
Рисунок 7 — Зависимость уровня зрелости проектного управления от жизненного цикла организации
Уровень развития системы управления проектами зависит от степени проработки ее элементов, а также зависит от уровня зрелости организации в области проектного управления. Информация о данной зависимости в качестве примера представлена на рисунках 8 – 12. На данных рисунках элемент «Стратегический» является внешним по отношению к СУП и показан для информации и сопоставимости.
Рисунок 8 — Степень проработки элементов СУП (1 уровень зрелости)
Рисунок 9 — Степень проработки элементов СУП (2 уровень зрелости)
Рисунок 10 — Степень проработки элементов СУП (3 уровень зрелости)
Рисунок 11 — Степень проработки элементов СУП (4 уровень зрелости)
Рисунок 12 — Степень проработки элементов СУП (5 уровень зрелости)
Процесс развития системы управления проектами обычно происходит в следующем порядке:
— Обучение сотрудников проектному управлению;
— Наработка практики управления;
— Осмысление полученных результатов;
— Обобщение полученных результатов, концептуализация, построение шаблонов действий;
— Формирование опыта.
— Данный процесс является итерационным.
Вместе с этим, более эффективным является способ, отображенный на Рисунке 13. Использование данного подхода в развитии системы управления проектами поможет ускорить созревание в области проектного управления у организации среднего бизнеса, по экспертным оценкам, примерно на 10% — 20%.
Рисунок 13 — Процесс развития системы управления проектами
Рекомендации
В заключении хотелось бы порекомендовать использовать профессиональную оценку технологической зрелости организации в области проектного управления, которая позволяет правильно составить программу наискорейшего развития системы управления проектами c учетом текущих сильных и слабых сторон организации и получить новые конкурентные преимущества наиболее оптимальным и быстрым способом.
Список использованной литературы:
1. PMI, Руководство к своду знаний по управлению проектами. Четвертое издание, 2008г.
2. Мескон М. Основы менеджмента: Москва, Издательство «Дело», 1997г.
3. Чернов Д.В. Роль проектного управления на разных стадиях жизненного цикла организации. Управление проектами и программами №01(29) 2012г.
4. Малинина М.В. Современные модели зрелости организационного управления проектами. Управление проектами и программами №3 2011г.